ERP-System EDI-fähig machen: So gelingt es ohne großen Integrationsaufwand

In der heutigen Geschäftswelt sind Effizienz und Geschwindigkeit von zentraler Bedeutung. Und gerade für Unternehmen im Handel bringt die fortschreitende Digitalisierung und Automatisierung von Workflows einige Herausforderungen mit sich.

Eine der zentralen Voraussetzungen für den digitalisierten Handel ist dabei immer noch die Anbindung von EDI (Electronic Data Interchange). Ohne die bereits 1979 etablierte Schnittstelle läuft bei vielen Handelsketten und ihren Zulieferer gar nichts mehr. Vielmehr ist sie oftmals grundlegende Voraussetzung, damit ein Unternehmen überhaupt als Handelspartner der großen Handelsketten in Frage kommt.

Doch die Integration von EDI und dem verwendeten ERP-System kann sich als sehr komplex erweisen, gerade wenn es sich um eine „on-prem“ verwaltete EDI-Lösung handelt, die lange Jahre vorherrschend war. Dabei lässt sich die Integration von EDI und ERP-System heute auch wesentlich einfacher und ohne zusätzliche Bindung von Ressourcen gestalten - „Cloud Computing“ sei Dank. Denn mit einer cloudbasierten EDI-Lösung eröffnen sich eine Vielzahl von Vorteilen, die die Arbeitsweise und Effizienz von Unternehmen revolutionieren können.

Cloudbasiertes EDI in vertrauter ERP-Umgebung: Automation ohne Eingewöhnung

Wer Change-Prozesse wie die Digitalisierung erfolgreich gestalten will, muss als erstes sein Team mitnehmen. Dieser häufige Satz Change Managements kann gar nicht oft genug betont werden. Doch wie wäre es, wenn sich eine große Änderung gar nicht wie eine solche anfühlt?

Die nahtlose Integration von EDI in die gewohnte ERP-Nutzerumgebung bietet Mitarbeitenden die Möglichkeit, ihre Aufgaben weiterhin über die bekannte Benutzerschnittstelle zu erledigen. Ein großes Plus, denn so reduziert sich die Einarbeitungszeit signifikant und die Produktivität wird praktisch umgehend gesteigert. Die in Change-Prozessen so wichtigen Erfolgserlebnisse sind sofort für alle Beteiligten spürbar.

Durch die Automation wesentlicher Geschäftsprozesse sind Unternehmen nicht mehr auf die fehleranfällige manuelle Dateneingabe angewiesen und müssen nicht mehr zwischen Dokumentenverwaltung und Kommunikationskanälen wie dem E-Mail-Programm hin- und herwechseln. Der unbegrenzter Nachrichtenaustausch in Echtzeit via EDI ermöglicht damit eine beschleunigte Kommunikation mit den Handelspartnern, wobei mit der Reduzierung des manuellen Aufwands gleichzeitig auch die Fehlerquote sinkt.

Nachrichten und Dokumentenverwaltung immer im Blick

Alle ein- und ausgehenden Nachrichten werden zentral verwaltet, wodurch es Mitarbeitenden schnell gelingt, einen umfassenden Überblick über alle Vorgänge zu behalten. Die Daten werden dabei in Echtzeit synchronisiert. Die Nachverfolgung, Archivierung und Organisation der Kommunikation werden so zum Kinderspiel. Handelsdokumente wie Bestellungen, Lieferscheine oder Rechnungen werden automatisch im ERP-System abgelegt.

Für reibungslose Workflows im Handel von zentraler Bedeutung ist auch die Gewissheit, dass Nachrichten erfolgreich zugestellt wurden. Dank EDI-Integration erfolgt eine automatische Überprüfung der Zustellung, wodurch Unsicherheiten und Verzögerungen minimiert werden. Zudem werden die empfangenen und versendeten Nachrichten automatisch auf ihre Richtigkeit und Vollständigkeit geprüft. Dadurch werden fehlerhafte Daten vermieden, was die Genauigkeit der Prozesse nochmals signifikant erhöht.

Aktuelle Statistiken und wesentliche Leistungsdaten lassen sich ebenfalls einfach einsehen oder mit Partnern teilen, direkt aus der Anwendung heraus. Dies unterstützt Entscheider im Unternehmen bei der strategischen Entscheidungsfindung.

Social Network für den Handel: Mit 100.000+ Handelspartnern verbinden und eigene Partner onboarden - mit Support im Rücken

Die Verknüpfung von EDI und ERP in einer cloudbasierten Umgebung bietet nicht nur Vorteile für den internen Betrieb, sondern ermöglicht auch die Anbindung an ein wachsendes soziales Netzwerk für den Handel. Mit über 100.000 bereits angeschlossenen Handelspartnern bietet dieses Netzwerk eine unvergleichliche Gelegenheit zur Erweiterung des eigenen Geschäftsumfelds.

Unternehmen, können ihre möglichen Handelspartner durch den einfachen Zugang zum EDI-Netzwerk ohne Einschränkungen erweitern. Neue und bestehende Partner lassen sich einfach mit wenigen Klicks integrieren. Und auch die so angeschlossenen Partner profitieren direkt von allen Vorteilen des elektronischen Datenaustauschs via EDI.

Wichtig ist auch, dass sowohl das Unternehmen selbst als auch seine Partner sich bei Fragen jederzeit auf einen verfügbaren Support verlassen können. So kann sichergestellt werden, dass in der Zeit des Onboardings, aber auch im dauerhaften Betrieb, die EDI-/ERP-Integration jederzeit reibungslos funktioniert.

Voraussetzung für die Integration von EDI und ERP-System

Wer sich für einen EDI-Cloud-Anbieter entscheidet, sollte das bei der Wahl des geeigneten Abonnements aufpassen, ob dieses den Bedürfnissen entspricht. Wichtige Faktoren bei der Entscheidungsfindung sind die Möglichkeit der Schnittstellenintegration mit dem gewünschten ERP-System und möglichst flexible Kündigungsfristen, um Risiken zu minimieren. Auch Schnelligkeit der Integration und Supportangebot sollten genau geprüft werden.

Bei Transus cloudbasierter EDI-Lösung etwa steht die Schnittstellenintegration mit dem ERP-System ab dem EDI Plus Plan zur Verfügung. Dieses SaaS-Abonnement erlaubt eine unkomplizierte monatliche Kündigung, sodass Unternehmen ohne langfristige Bindung von allen Vorteilen profitieren können. Die Integration selbst erfolgt innerhalb von maximal 24 Stunden, was einen raschen Einsatz und einen schnellen Return on Investment ermöglicht.

Moderne cloudbasierte EDI-Lösungen wie EDI von Transus unterstützen alle gängigen ERP- und Buchhaltungssysteme wie SAP, Microsoft Dynamics, SelectLine, Sage, myfactory, LSE, Xentral, weclapp und viele weitere. Und dank der verstärkten Kollaboration zwischen EDI-Spezialisten, IT-Systemhäusern und weiteren Technik-Partnern wächst die Anzahl der unterstützten Systeme ständig. Unabhängig davon, ob Unternehmen ein On-Premises- oder Cloud-ERP-System nutzen oder sogar über kein ERP-System verfügen – Transus bietet für jede Situation eine passende, erschwingliche und schnelle Lösung, um Unternehmen für den elektronischen Datenaustausch (EDI) fit zu machen.

EDI in der Cloud und ERP: leistungsstarkes Duo für den Handel

In einer Zeit, in der Geschwindigkeit, Genauigkeit und Vernetzung von entscheidender Bedeutung für den Erfolg von Unternehmen im Handel sind, ist die Integration von ERP-Lösung und EDI in der Cloud ein leistungsstarkes Duo, um Handelsprozesse zu automatisieren und den unternehmerischen Erfolg nachhaltig zu fördern.