EDI-Implementierung: Vermeiden Sie diese Fehler

Doch obwohl EDI so viele Vorteile bringt, sollten vor der Implementierung einige Stolpersteine aus dem Weg geräumt werden, damit Unternehmen von Anfang an von der Lösung profitieren und unnötige Kosten vermeiden.

Inhalt:

• Falsche EDI-Lösung wählen
• Workflows und Prozesse nicht beachten
• Datenschutz ist Kundenschutz
• Kundensupport und Ausfallsicherheit

Falsche EDI-Lösung wählen

EDI-Lösungen kommen in vielen verschiedenen Varianten daher. Neben der cloudbasierten Web-Variante wie Transus sie anbietet, besteht auch die Möglichkeit, EDI selbst zu hosten oder einen hybriden Ansatz zu wählen. Doch Vorsicht! Hier lauern für Ungeübte nicht zu unterschätzende Risiken. Denn die Implementierung einer on-prem oder hybriden EDI-Lösung setzt profunde Kenntnisse voraus und bedarf eines dedizierten Experten-Teams. Und das nicht nur zur Implementierung, sondern auch während der weiteren Nutzung.

Sollten durch nicht ausreichend erfahrende Mitarbeiter Fehler bei der Implementierung gemacht worden sein, kann dies im schlimmsten Fall zum Datenverlust führen. Und auch die Fehlersuche gestaltet sich aufgrund der Komplexität einer stationären EDI-Lösung meist schwierig und nimmt Zeit in Anspruch - Zeit, in denen Unternehmen in ihrer Geschäftstätigkeit deutlich eingeschränkt sein können. Und falls Handelspartner durch einen Fehler im System ebenfalls betroffen sind, kann dies unter Umständen zum Vertrauensverlust oder zum Abbruch der Geschäftsbeziehung führen.

Bei webbasierten EDI-Lösungen wie EDI von Transus können solche Probleme nicht auftauchen. Innerhalb von 24 h nach der Bestellung steht das System zur Nutzung bereit. Und dank der intuitiven Benutzerschnittstelle ist auch die Bedienung selbst ein Kinderspiel.

Workflows und Prozesse nicht beachten

Bevor eine EDI-Lösung implementiert wird, sollten sich Unternehmen genau überlegen, wie ihre aktuellen Workflows aussehen und wie sie mit EDI in Zukunft aussehen sollen. Welche Systeme sollen in EDI implementiert werden (z. B. Buchhaltungssoftware, ERP-System) und bietet die ausgewählte Lösung überhaupt das an, was benötigt wird?

Zwar sind bei webbasierten EDI-Lösungen nachträgliche Änderungen leichter umgesetzt als bei selbstgehosteten Systemen, je genauer jedoch die Vorgaben zu Beginn formuliert sind, desto schneller können Unternehmen EDI in der Praxis vollumfänglich einsetzen und alle Vorteile nutzen.

EDI von Transus verfügt übrigens über Schnittstellen zu allen populären ERP-Systemen und Buchhaltungssoftware. Und wenn doch einmal keine Schnittstelle zum genutzten System vorhanden sein sollte, finden wir auch hierfür eine Lösung - garantiert.

Datenschutz ist Kundenschutz

Spätestens seit der Einführung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) mit ihren horrenden Bußgeldforderungen bei Verstößen sollten Handelsunternehmen, die sich mit der Einführung einer EDI-Lösung beschäftigen, dem Thema Datenschutz ihre volle Aufmerksamkeit widmen.

Denn wenn der gewählte EDI-Anbieter aus einem anderen Rechtsraum als der EU kommt oder sich seine Server etwa in den USA oder Asien befinden, wird die Installation schnell zum unkalkulierbaren Risiko für ein Unternehmen. Und selbst wenn in einem solchen Fall mit „Serverstandort Deutschland“ oder „Serverstandort EU“ geworben wird, so gelten trotzdem die Gesetze des Landes, in dem der Anbieter seinen Unternehmenssitz hat - mit weitreichenden Folgen, etwa wenn dortige Behörden Zugriffe auf Kundendaten bekommen können.

Am besten fährt, wer einen EDI-Partner aus dem gleichen Rechtsraum wählt, der ebenso an die DSGVO der Europäischen Union gebunden ist.

Kundensupport und Ausfallsicherheit

Eine EDI-Lösung bringt Handelsunternehmen weiter. Sie ist enorm effizient und weniger fehleranfällig als jeder manuelle Dokumentenaustausch es wäre. Vorausgesetzt, sie funktioniert wie vorgesehen. Doch was passiert, wenn einmal etwas nicht richtig läuft? Wer ist dann der richtige Ansprechpartner? Schlimmstenfalls: Gibt es überhaupt einen Ansprechpartner im entsprechenden Land?

Der lokal verfügbare Support, vielleicht auch 24/7, ist ein zentral wichtiges Element, das auf den ersten Blick vielleicht zu wenig Beachtung erfährt. Dabei kann hiervon unter Umständen im Ernstfall der Erhalt der Geschäftstätigkeit eines Unternehmens und seiner Partner abhängen. Zudem sollte auch sichergestellt sein, dass das Support-Team über ausreichend Erfahrung verfügt und der EDI-Servicepartner so ein gewisses Maß an Ausfallsicherheit garantieren kann.

EDI von Transus verfügt übrigens über ein erfahrenes lokales Serviceteam in Deutschland. Dieser ist in allen EDI-Abonnements bereits enthalten. Unsere Kunden und ihre Handelspartner sind so immer auf der sicheren Seite.