Digitaler Datenaustausch für Handelsunternehmen

Die Umrüstung auf weitgehend papierlose, digitale Workflows liegt schon seit einigen Jahren branchenübergreifend im Trend. Auch der Handel setzt immer mehr auf digitale Systeme, was sich im vergangenen Jahr abzeichnete. „Viele Unternehmen haben einfach erkannt, dass es für sie Vorteile bringt, wenn sie ihre Geschäftsprozesse durch Automatisierung flexibler und schneller machen.“

Denn in einer Branche, die „Heute bestellt, morgen (oder sogar am gleichen Tag noch) geliefert“ voraussetzt, müssen sich Händler und Lieferanten auf reibungslose Abläufe verlassen können. Beide bearbeiten eine zunehmende Anzahl von Handelsdokumenten im operativen Tagesgeschäft. Luxmykanthan weiter: „Der elektronische Datenaustausch ist ein wichtiger Kernprozess der Lieferkette.“

Doch es ist nicht nur die neu gewonnene Flexibilität, die Handelsunternehmen verstärkt zu digitalen Lösungen greifen lässt, auch der Fachkräftemangel in allen Arbeitsbereichen hat seinen Teil zu dieser Entwicklung beigetragen. „Man kann sagen, dass die Digitalisierung inzwischen unabdingbar geworden ist, damit die vorhandenen Mitarbeiter entlastet werden und sich auf wesentlichere Aufgaben konzentrieren können.“

Digitaler Datenaustausch über EDI: Standard bei den Großen

Hinsichtlich des Digitalisierungsgrads von Organisationen im Handel gibt es allerdings eklatante Unterschiede, die eng mit der Unternehmensgröße verbunden sind. „Wir beobachten, dass in größeren Unternehmen die Digitalisierung generell weiter fortgeschritten ist.“ So sei es zum Beispiel bei vielen der großen Player im Handel so, dass der digitale Datenaustausch über EDI für sie inzwischen schon zum Standard gehört. „Es liegt auf der Hand, dass eine der Hauptvoraussetzungen für ihre Zulieferer ist, dass diese ebenfalls Handelsdokumente via EDI austauschen können.“ 

In einem solchen Umfeld haben es Startups, die gerade in der Anfangszeit ihre Kosten im Auge haben, besonders schwer. „Es ist verständlich, dass Startups erst einmal Fuß fassen wollen, bevor sie in zusätzliche Systemlösungen investieren“, so Pratheep Luxmykanthan. Das könne für sie allerdings ein erheblicher Nachteil sein, denn so kommen sie eventuell als Handelspartner für die großen Marktführer gar nicht in Betracht und ihnen entgeht wertvoller Umsatz.

Dabei muss eine EDI-Lösung gar nicht teuer sein: „Ein cloudbasiertes Abo-Modell bietet den Vorteil, dass es genau auf ihre derzeitige Situation zugeschnitten ist.“ Sollte das Unternehmen wachsen, könne die Lösung bei Bedarf skaliert werden.

Professionalisierung des Handels dank Digitalisierung

Der digitale Datenaustausch ist also für Handelsunternehmen ein wichtiges Element und die schnellste und sicherste Art, alle beteiligten Handelspartner in der Lieferkette immer auf dem aktuellen Stand zu halten. Es können keine Dokumente verloren gehen, denn sie stehen sofort im Postfach des jeweiligen Partners zur Verfügung. Und, anders als bei manuellen Prozessen, kann auch der Faktor Mensch als Fehlerquelle ausgeschlossen werden. „Alles in allem sorgt EDI für eine weitere Professionalisierung des Handels im 21. Jahrhundert.“

Neben Geschwindigkeit bei weniger Fehlern ist ein weiterer Vorteil, dass das Onboarding neuer Partner quasi in wenigen Minuten mit dem richtigen EDI-Dienstleister geschehen kann. Handelsunternehmen können sich so auf das Wesentliche konzentrieren und ihr Business auf- und ausbauen, ohne mit überbordender Bürokratie oder manuellem Nacharbeiten von Aufträgen belastet zu werden. Und nebenbei profitieren alle Partner in der Lieferkette von effizienten Abläufen und behalten doch volle Einsicht und Kontrolle.

Schlanke Arbeitsprozesse im Handel sichern Erfolg in der globalen Krise

Und wie geht es mit der Digitalisierung im Handel im Jahr 2023 weiter? Pratheep Luxmykanthan ist sich sicher: „Ich erwarte, dass sich die digitale Transformation weiter fortsetzen wird.“ Denn starke Handelsnetzwerke seien ein Garant dafür, dass die Wettbewerbsvielfalt auch in wettbewerbsintensiven Handelssparten erhalten bleibe. „So finden alle ihren Platz - vom innovativen Startup bis hin zum etablierten multinationalen Konzern.“

Doch auch wenn eine deutliche Aufbruchstimmung in der Branche spürbar ist, stehen Handelsunternehmen auch in diesem Jahr gewaltig unter Druck. „Durch die internationalen Verflechtungen im Handel müssen wir damit rechnen, dass es auch im vierten Corona-Jahr immer noch zu Beeinträchtigungen bei den Lieferketten kommt.“

Noch viel wesentlicher werden die Belastungen der Unternehmen durch hohe Energiepreise und Inflation. „Beides wird die Handelsunternehmen das gesamte Jahr über stark beschäftigen“. Damit sie diese Herausforderungen bestmöglich meistern können, sei es wichtig, Arbeitsprozesse so schlank und effizient wie möglich zu halten und gleichzeitig die Zusammenarbeit mit verschiedenen nationalen und internationalen Partnern zu fördern.

Gerade in wirtschaftlich schwierigen Zeiten unterstützt EDI Handelsunternehmen dabei, flexibel auf Marktveränderungen reagieren und dabei auf ein starkes Netzwerk an Handelspartnern zurückgreifen zu können.