EDI nahtlos in bestehende Geschäftsprozesse integrieren

Warum EDI einsetzen?

Der Einsatz von EDI zum digitalen Austausch von Geschäftsdokumenten wie Bestellungen, Lieferscheinen und Rechnungen in einem standardisierten elektronischen Format macht die Unternehmenskommunikation schneller und effizienter. Die Daten werden in Echtzeit übertragen und stehen dem Geschäftspartner praktisch direkt zur Weiterbearbeitung zur Verfügung.

Neben schnelleren Transaktionszeiten hat EDI auch den Vorteil, menschliche Fehler durch manuelle Prozesse zu eliminieren und leistet zudem einen Beitrag zur Nachhaltigkeit, da weniger Dokumente in Papierform hin- und hergesendet werden. Insgesamt wirkt sich EDI positiv auf den gesamten Unternehmensworkflow und alle Abteilungen aus. Besonders schnelllebige Branchen wie der Handel profitieren davon.

EDI von Anfang an richtig integrieren - Do’s and Don’ts

EDI kann Unternehmen viele Vorteile bringen. Dennoch sollte nicht voreilig die erstbeste EDI-Lösung gewählt werden. So ist zum Beispiel eine selbstgehostete „on-premise“ EDI-Lösung keine einfache Angelegenheit und erfordert nicht nur eine sehr sorgfältige Planungsphase, sondern bindet auch während und nach der Implementierung sehr viele Ressourcen. Cloudbasiertes EDI ist hingegen sehr schnell umgesetzt. Nachstehend einige der wesentlichen Unterschiede bei beiden Lösungen im Geschäftsprozess.

Bestehende Prozesse analysieren: Dies ist der erste Schritt, bevor mit der Integration von begonnen wird. Dies umfasst die Identifizierung von Engpässen oder ineffizienten Abläufen sowie möglichen Bereichen, bei denen EDI zukünftige eingesetzt wird. Diese Analyse ist prinzipiell unabhängig von der Art der EDI-Integration. Jedoch ist sie bei einer On-Premise-Lösung unter Umständen wesentlich langwieriger, da bei der Art und Weise der Verwendung von EDI schon viel mehr Details berücksichtigt werden müssen.
 

Wahl der richtigen EDI-Lösung: Natürlich gibt es eine Vielzahl von EDI-Lösungen auf dem Markt, sowohl für selbstgehostete als auch cloudbasierte EDI-Lösungen. Bei der Auswahl sollte unter anderem zentral auf Zuverlässigkeit, Sicherheit und Skalierbarkeit der Lösung geachtet werden. Hier haben Anbieter wie Transus, die EDI in die Cloud gebracht haben, einen entscheidenden Vorteil, der gerade für kleinere und mittelständische Unternehmen oder Start-ups entscheidend sein kann. Denn oftmals haben diese nicht die notwendigen Ressourcen, um eine performante IT-Infrastruktur bereitzustellen. Gleiches gilt für das Know-how in punkto Cybersicherheit. Und was Skalierbarkeit angeht, geht nichts über die Cloud, die sich in kürzester auf die neuen Anforderungen eines wachsenden Unternehmens einstellen kann.

Anpassung der bestehenden Systeme: Ist die Auswahl der EDI-Lösung einmal getroffen, muss diese noch in die bisher vom Unternehmen genutzte Infrastruktur integriert werden. Dabei erfordert die Integration von EDI in der Regel Anpassungen an den bestehenden Systemen des Unternehmens, um den nahtlosen Austausch von Daten zu ermöglichen. Dies kann die Implementierung von Schnittstellen oder die Entwicklung von Konnektoren umfassen, um die Kommunikation zwischen den verschiedenen Systemen zu erleichtern. Am einfachsten gelingt diese Integration, wenn bereits entsprechende Schnittstellen vorhanden sind. EDI von Transus zum Beispiel, arbeitet mit allen gängigen ERP- und Buchhaltungssystemen zusammen, darunter SAP, Microsoft Dynamics 365 / AX / NAV, Sage, myfactory, LSE, Xentral und weclapp.

Intuitive Nutzung, schneller Support: Um die Nutzung von EDI für alle so einfach wie möglich zu machen, hat EDI von Transus besonders auf Nutzerfreundlichkeit geachtet, etwa bei der intuitiven Nutzeroberfläche unserer Web-Applikation Auch Anwender, die über die nahtlose Integration in das ERP- oder Buchhaltungssystem auf EDI zugreifen, können praktisch in ihrer gewohnten Umgebung weiterarbeiten, was die Akzeptanz neuer Anwendungen allgemein fördert. Nach der Integration von EDI können eventuell Anpassungen notwendig werden, etwa bei der Optimierung von Prozessen oder der Skalierung der Systeme umfassen. Bei EDI von Transus können sich Nutzer nur auf ihr Unternehmenswachstum fokussieren - alles andere übernimmt unser lokaler Support, der bei Fragen zur Verfügung steht.

Geschäftsprozesse mit EDI gestalten kann so einfach sein

Die Integration von EDI in bestehende Geschäftsprozesse bietet Unternehmen die Möglichkeit, ihre Effizienz zu steigern, Kosten zu senken und ihre Wettbewerbsfähigkeit zu verbessern. Durch die Auswahl der richtigen EDI-Lösung können Unternehmen jeder Größe die Vorteile dieser leistungsstarken Technologie voll ausschöpfen und sich erfolgreich in der digitalen Wirtschaft positionieren.